Organizacje eventów

Organizacje eventów – pomysł na ciekawy i dochody biznes, jak zacząć, o czym pamiętać

Eventy to wydarzenia, które właściwie mogą odbywać się w każdej z branż. Przybierają różne formy i organizowane są przy okazji różnych okoliczności. Zazwyczaj przybierają postać warsztatów, konferencji, wykładów czy targów. Podczas organizacji eventu najważniejszy jest odpowiedni projekt i plan.

Jak zorganizować wydarzenie? 7 podstawowych kroków, aby zorganizować ciekawy event

  • 1. Zdefiniuj swoje cele
  • 2. Wybierz datę
  • 3. Wybierz miejsce
  • 4. Utwórz oś czasu
    • Miesiąc wcześniej
    • Trzy tygodnie wcześniej
    • Dwa tygodnie wcześniej
    • Tydzień wcześniej
  • 5. Pomyśl o zaproszeniach
  • 6. Ustaw swój budżet
  • 7. Stwórz zespół!
  • Wreszcie: dbałość o szczegóły

Chcesz wiedzieć, jak organizować niezapomniane eventy? Ten artykuł Ci w tym pomoże i będzie Twoim przewodnikiem

1. Zdefiniuj swoje cele

Pierwszą rzeczą do zdefiniowania są twoje cele. Jak już padło wcześniej, możesz chcieć organizować różnego rodzaju eventy. A z powodów dla których chcesz to robić, będzie pochodzić wszystko inne.

Może się to wydawać trywialne, ale określenie celu twojego eventu może naprawdę pomóc ci nadać mu kształt i odpowiednio go zorganizować. Zacznij od skompilowania tej prostej listy:

  • Jakie wydarzenie organizujesz?
  • Jaki cel chcesz osiągnąć, realizując go?

Teraz masz już wytyczne do naśladowania. Jest też o wiele ważniejsze pytanie: gdybyś uczestniczył jako gość w evencie, jakiego rodzaju doświadczenie chciałbyś przeżyć?

Możemy powiedzieć, że wspólnym celem, niezależnie od tego, jaki rodzaj eventu planujesz, jest sprawienie, aby ci, którzy w nim uczestniczą, przeżyli pozytywne doświadczenie. Ale jak? Czy goście powinni się dobrze bawić, czegoś się nauczyć, lepiej się poznać? Czy coś innego?

Uwzględnij to na swojej liście kontrolnej: 10 rzeczy, które chciałbym mieć z mojego eventu. Postaw się w sytuacji gościa i zdecyduj, jakie są dla Ciebie najważniejsze aspekty: będą to pierwsze, o których pomyślisz!

Refleksja nad tym da ci już pewne wskazówki, jak zorganizować event.

Planowanie eventu
Źródło: Pixabay

2. Wybierz datę

Czas jest drugą najważniejszą rzeczą. Jeśli chcesz odnieść sukces i liczyć na dużą liczbę uczestników, nie będziesz mógł wybrać daty losowo. Oto kilka sztuczek:

  • Pomyśl o dniu i godzinie, kiedy większość gości jest dostępna.
  • Zaproponuj dwa możliwe terminy i zbierz opinie z wyprzedzeniem: możesz wybrać dzień z największą liczbą uczestników.
  • Nie wybieraj terminów, które są zbyt bliskie lub zbyt odległe w czasie, aby uniknąć sytuacji, w której goście mają już inne zobowiązania lub zapominają o evencie. Pamiętaj, że dobrze byłoby poinformować ich o imprezie dwa tygodnie wcześniej.

3. Wybierz miejsce

Kolejnym czynnikiem o fundamentalnym znaczeniu jest wybór miejsca. Oczywiście musi być przede wszystkim odpowiednio przestronne dla Twoich gości i dla zaplanowanych przez Ciebie działań.

Zadbaj nie tylko o to, ile będziesz miał miejsca, ale także o to, jak możesz nim zarządzać: czy będą demonstracje, zajęcia lub chwile wypoczynku, które wymagają wolnego obszaru? Zaplanowałeś dekoracje lub specjalne aranżacje, które być może zajmują dużo miejsca? Pomyśl o tym z wyprzedzeniem.

Ogólnie rzecz biorąc, lepiej jest preferować miejsce łatwo dostępne, ewentualnie w tętniącej życiem i znanej okolicy, a przede wszystkim dobrze wyposażone. Lokalizacja, do której trudno dotrzeć, nawet jeśli historyczna czy malownicza, to duży problem w organizacji udanej imprezy.

Pamiętaj, że jeśli zdecydowałeś się na organizację imprezy plenerowej, będziesz musiał rozpatrzyć kilka innych szczegółów, o które trzeba zadbać: przede wszystkim oczywiście pogodę.

Prawdopodobnie będziesz potrzebować osłon, takich jak altany i namioty, ale także udogodnień, takich jak generatory, zewnętrzne gniazda i przedłużki.

Miejsce eventu
Źródło: Pixabay

4. Utwórz oś czasu

Po wybraniu daty będziesz musiał również doskonale zorganizować etapy przygotowawcze. Pozwoli ci to podążać za planem bez konieczności myślenia o rzeczach do zrobienia.

Miesiąc wcześniej

  • Umów się z lokalizacją, dokładnie opisując event, który masz na myśli.
  • Wybierz i zarezerwuj niezbędny sprzęt i wyposażenie. Dzięki temu postępowi unikniesz niedogodności w ostatniej chwili (i wydasz mniej!).
  • Zaangażuj postacie, które będą zabawiać gości: artystów, mówców, specjalistów itp. Upewnij się, że są dostępni i wspólnie uzgodnij z nimi program. Jeśli i Ty musisz pomyśleć o zakwaterowaniu, tak jak w przypadku imprez firmowych, zarezerwuj je już teraz!

Trzy tygodnie wcześniej

  • Ustaw budżet i zdecyduj, jak go rozdzielić na różne potrzeby. (w kroku 6 znajdziesz poradnik jak to zrobić)

Dwa tygodnie wcześniej

  • Wysyłaj zaproszenia zawierające wszystkie niezbędne informacje. Zdecyduj, co będzie miało pierwszeństwo, jakie będą główne działania i jak dokładnie się odbędą.

Tydzień wcześniej

  • Czas na inspekcje i próby generalne: sprawdź lokalizację osobiście, upewnij się, że można ją skonfigurować i zarządzać zgodnie z myślą i wykonać test wyposażenia technicznego.
  • Skontaktuj się z gośćmi, aby poprosić o potwierdzenie ich obecności i dowiedzieć się, czy przywiozą kogoś jeszcze ze sobą. Skorzystaj z okazji, aby dowiedzieć się również o ich specjalnych potrzebach (czy będą wśród nich wegetarianie, weganie? Czy znajdzie się ktoś, kto ma trudności z poruszaniem się lub dotarciem do miejsca?), zwróć na to uwagę i spróbuj poradzić sobie z tym z wyprzedzeniem.
  • W ciągu ostatnich kilku dni będziesz musiał tylko zdefiniować szczegóły i zakończysz przygotowania!

5. Pomyśl o zaproszeniach

Jeśli chcesz zorganizować niezapomniane wydarzenie, musisz również pomyśleć o zaproszeniach. Dobrze wykonane zaproszenie jest wizytówką wydarzenia.

Oblicz liczbę uczestników tak dokładnie, jak to możliwe i przygotuj bilety.

Oto informacje, które należy na nich bezwzględnie uwzględnić:

  • Data i godzina
  • Specjalne informacje o lokalizacji (czy jest na zewnątrz? Czy jest łatwo dostępna? Czy jest parking w pobliżu?)
  • Szczegółowe informacje o programie, np. obecność odpowiednich uczestników, czas trwania itp.
  • Ton wydarzenia (czy będzie formalny, czy nieformalny?)
  • Dress code, jeśli jest podany

Jeśli nie masz wielu zaproszeń do wysłania, możesz je spersonalizować, co zawsze jest dobrym wyborem: po prostu nazwij gościa po imieniu, aby komunikacja była bardziej osobista!

Zaproszenie na event
Źródło: Pixabay

6. Ustaw swój budżet

Nie będziesz w stanie właściwie zorganizować wydarzenia bez ustalenia realistycznego budżetu. Po zdefiniowaniu tej sumy, w oparciu o twoją dostępność i wynik, który chcesz uzyskać, zdecyduj, jak podzielić ją na różne wydatki, z którymi będziesz musiał się zmierzyć. Najważniejsze będą:

  • Jedzenie i picie, które powinno być w większej ilości w porównaniu z liczbą uczestników. Pamiętaj, aby zwracać uwagę na potrzeby gości!
  • Sprzęt i personel: czy będziesz potrzebował prostego systemu audio, czy będziesz musiał wypożyczyć więcej specjalnego sprzętu? A potem, czy wypada poprosić o dostępność jednej lub dwóch osób z personelu, aby powitać gości i poinformować ich o programie wydarzenia? Pomyśl o tym na czas.
  • Rozrywka

Pozostałe czynności będą składały się z instalacji i dekoracji. W przypadku imprezy tematycznej z gadżetów i prezentów dla gości, jeśli chcesz zostawić im wspomnienie eventu, oraz wszelkich wydatków marketingowych.

Na przykład w przypadku imprezy firmowej dobrym pomysłem może być zatrudnienie fotografa na co najmniej kilka godzin, aby uchwycić najśmieszniejsze i najbardziej znaczące chwile, a następnie podzielić się nimi ze wszystkimi.

Tym bardziej, jeśli oprócz współpracowników i pracowników w evencie wezmą udział również Twoi klienci, wydarzenie będzie doskonałą okazją marketingową, a powstałe treści będą idealne do tworzenia poczucia wspólnoty wokół firmy.

7. Stwórz zespół!

W przypadku dużych eventów (lub nawet trochę bardziej złożonych niż zwykle) przydatne będzie skorzystanie z pomocy niektórych osób. Jeśli nie możesz osobiście śledzić wszystkiego, deleguj niektóre zadania osobom, którym ufasz i zaangażuj ich w organizację eventu.

Poproś o pomoc z wyprzedzeniem i uzgodnij harmonogram. Twoimi współpracownikami mogą być mówcy, artyści lub referenci, ale także, mówiąc prościej, koledzy i goście, którzy zgodzą się zająć muzyką, cateringiem lub zajęciami.

Zespół ludzi tworzących event
Źródło: Pixabay

Wreszcie: dbałość o szczegóły

Może się to wydawać trywialne, ale różnica między dobrym eventem a niezapomnianym eventem tkwi w szczególe. Kiedy już wszystko zorganizujesz, spróbuj przeżyć event w swoim umyśle i zwróć uwagę na problemy, które mogą się pojawić lub potrzeby, które mogą mieć uczestnicy.

Na przykład, czy mogą przyjść dzieci, osoby starsze, niepełnosprawne lub osoby o specjalnych potrzebach? Zapewnij strefy relaksu na chwile przerwy, gdzie każdy może odpocząć bez zakłóceń. Brak możliwości opuszczenia wydarzenia „na żywo” może być niedogodnością!

A potem, co chciałbyś znaleźć zaraz po przyjeździe? Być może chciałbyś mieć dokładne pojęcie o programie i działaniach lub chciałbyś od razu zadomowić się, wiedząc, gdzie znajduje się łazienka, garderoba, recepcja itp.

Twoi goście też będą chcieli tego samego. Bądź więc dostępny, aby podać wszystkie niezbędne informacje i staraj się uspokoić wszystkich.

To tylko kilka przykładów. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli możesz, spróbuj zaplanować działania, które angażują wszystkich i które nie ignorują osobistych potrzeb twoich gości.

Cóż, teraz wiesz wszystko o tym, jak zorganizować bezbłędny event. Nie bój się wszystkich rzeczy, o których będziesz musiał pomyśleć na początku: podziel je na prostsze zadania i rozwiąż je jeden po drugim. Zobaczysz, że kiedy zaczniesz, będzie to zabawne i bardzo proste.

Postępując zgodnie z powyższymi radami, podczas imprezy nie będziesz musiał o niczym myśleć i będziesz mógł odpocząć jak wszyscy inni.

One thought on “Organizacje eventów – pomysł na ciekawy i dochody biznes, jak zacząć, o czym pamiętać

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Strona korzysta z plików cookies, aby korzystać z naszego portalu zaakceptuj - politykę prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close