Organizacje eventów – pomysł na ciekawy i dochody biznes, jak zacząć, o czym pamiętać

Eventy to wydarzenia, które właściwie mogą odbywać się w każdej z branż. Przybierają różne formy i organizowane są przy okazji różnych okoliczności. Zazwyczaj przybierają postać warsztatów, konferencji, wykładów czy targów. Podczas organizacji eventu najważniejszy jest odpowiedni projekt i plan.

Jak zorganizować wydarzenie? 7 podstawowych kroków, aby zorganizować ciekawy event

• 1. Zdefiniuj swoje cele
• 2. Wybierz datę
• 3. Wybierz miejsce
• 4. Utwórz oś czasu
  • Miesiąc wcześniej
  • Trzy tygodnie wcześniej
  • Dwa tygodnie wcześniej
  • Tydzień wcześniej
• 5. Pomyśl o zaproszeniach
• 6. Ustaw swój budżet
• 7. Stwórz zespół!
• Wreszcie: dbałość o szczegóły

Chcesz wiedzieć, jak organizować niezapomniane eventy? Ten artykuł Ci w tym pomoże i będzie Twoim przewodnikiem

1. Zdefiniuj swoje cele

Pierwszą rzeczą do zdefiniowania są twoje cele. Jak już padło wcześniej, możesz chcieć organizować różnego rodzaju eventy. A z powodów dla których chcesz to robić, będzie pochodzić wszystko inne.

Może się to wydawać trywialne, ale określenie celu twojego eventu może naprawdę pomóc ci nadać mu kształt i odpowiednio go zorganizować. Zacznij od skompilowania tej prostej listy:

• Jakie wydarzenie organizujesz?
• Jaki cel chcesz osiągnąć, realizując go?

Teraz masz już wytyczne do naśladowania. Jest też o wiele ważniejsze pytanie: gdybyś uczestniczył jako gość w evencie, jakiego rodzaju doświadczenie chciałbyś przeżyć?

Możemy powiedzieć, że wspólnym celem, niezależnie od tego, jaki rodzaj eventu planujesz, jest sprawienie, aby ci, którzy w nim uczestniczą, przeżyli pozytywne doświadczenie. Ale jak? Czy goście powinni się dobrze bawić, czegoś się nauczyć, lepiej się poznać? Czy coś innego?

Uwzględnij to na swojej liście kontrolnej: 10 rzeczy, które chciałbym mieć z mojego eventu. Postaw się w sytuacji gościa i zdecyduj, jakie są dla Ciebie najważniejsze aspekty: będą to pierwsze, o których pomyślisz!

Refleksja nad tym da ci już pewne wskazówki, jak zorganizować event.

2. Wybierz datę

Czas jest drugą najważniejszą rzeczą. Jeśli chcesz odnieść sukces i liczyć na dużą liczbę uczestników, nie będziesz mógł wybrać daty losowo. Oto kilka sztuczek:

• Pomyśl o dniu i godzinie, kiedy większość gości jest dostępna.
• Zaproponuj dwa możliwe terminy i zbierz opinie z wyprzedzeniem: możesz wybrać dzień z największą liczbą uczestników.
• Nie wybieraj terminów, które są zbyt bliskie lub zbyt odległe w czasie, aby uniknąć sytuacji, w której goście mają już inne zobowiązania lub zapominają o evencie. Pamiętaj, że dobrze byłoby poinformować ich o imprezie dwa tygodnie wcześniej.

3. Wybierz miejsce

Kolejnym czynnikiem o fundamentalnym znaczeniu jest wybór miejsca. Oczywiście musi być przede wszystkim odpowiednio przestronne dla Twoich gości i dla zaplanowanych przez Ciebie działań.

Zadbaj nie tylko o to, ile będziesz miał miejsca, ale także o to, jak możesz nim zarządzać: czy będą demonstracje, zajęcia lub chwile wypoczynku, które wymagają wolnego obszaru? Zaplanowałeś dekoracje lub specjalne aranżacje, które być może zajmują dużo miejsca? Pomyśl o tym z wyprzedzeniem.

Ogólnie rzecz biorąc, lepiej jest preferować miejsce łatwo dostępne, ewentualnie w tętniącej życiem i znanej okolicy, a przede wszystkim dobrze wyposażone. Lokalizacja, do której trudno dotrzeć, nawet jeśli historyczna czy malownicza, to duży problem w organizacji udanej imprezy.

Pamiętaj, że jeśli zdecydowałeś się na organizację imprezy plenerowej, będziesz musiał rozpatrzyć kilka innych szczegółów, o które trzeba zadbać: przede wszystkim oczywiście pogodę.

Prawdopodobnie będziesz potrzebować osłon, takich jak altany i namioty, ale także udogodnień, takich jak generatory, zewnętrzne gniazda i przedłużki.

4. Utwórz oś czasu

Po wybraniu daty będziesz musiał również doskonale zorganizować etapy przygotowawcze. Pozwoli ci to podążać za planem bez konieczności myślenia o rzeczach do zrobienia.

Miesiąc wcześniej

• Umów się z lokalizacją, dokładnie opisując event, który masz na myśli.
• Wybierz i zarezerwuj niezbędny sprzęt i wyposażenie. Dzięki temu postępowi unikniesz niedogodności w ostatniej chwili (i wydasz mniej!).
• Zaangażuj postacie, które będą zabawiać gości: artystów, mówców, specjalistów itp. Upewnij się, że są dostępni i wspólnie uzgodnij z nimi program. Jeśli i Ty musisz pomyśleć o zakwaterowaniu, tak jak w przypadku imprez firmowych, zarezerwuj je już teraz!

Trzy tygodnie wcześniej

• Ustaw budżet i zdecyduj, jak go rozdzielić na różne potrzeby. (w kroku 6 znajdziesz poradnik jak to zrobić)

Dwa tygodnie wcześniej

• Wysyłaj zaproszenia zawierające wszystkie niezbędne informacje. Zdecyduj, co będzie miało pierwszeństwo, jakie będą główne działania i jak dokładnie się odbędą.

Tydzień wcześniej

• Czas na inspekcje i próby generalne: sprawdź lokalizację osobiście, upewnij się, że można ją skonfigurować i zarządzać zgodnie z myślą i wykonać test wyposażenia technicznego.
• Skontaktuj się z gośćmi, aby poprosić o potwierdzenie ich obecności i dowiedzieć się, czy przywiozą kogoś jeszcze ze sobą. Skorzystaj z okazji, aby dowiedzieć się również o ich specjalnych potrzebach (czy będą wśród nich wegetarianie, weganie? Czy znajdzie się ktoś, kto ma trudności z poruszaniem się lub dotarciem do miejsca?), zwróć na to uwagę i spróbuj poradzić sobie z tym z wyprzedzeniem.
• W ciągu ostatnich kilku dni będziesz musiał tylko zdefiniować szczegóły i zakończysz przygotowania!

5. Pomyśl o zaproszeniach

Jeśli chcesz zorganizować niezapomniane wydarzenie, musisz również pomyśleć o zaproszeniach. Dobrze wykonane zaproszenie jest wizytówką wydarzenia.

Oblicz liczbę uczestników tak dokładnie, jak to możliwe i przygotuj bilety.

Oto informacje, które należy na nich bezwzględnie uwzględnić:

• Data i godzina
• Specjalne informacje o lokalizacji (czy jest na zewnątrz? Czy jest łatwo dostępna? Czy jest parking w pobliżu?)
• Szczegółowe informacje o programie, np. obecność odpowiednich uczestników, czas trwania itp.
• Ton wydarzenia (czy będzie formalny, czy nieformalny?)
• Dress code, jeśli jest podany

Jeśli nie masz wielu zaproszeń do wysłania, możesz je spersonalizować, co zawsze jest dobrym wyborem: po prostu nazwij gościa po imieniu, aby komunikacja była bardziej osobista!

6. Ustaw swój budżet

Nie będziesz w stanie właściwie zorganizować wydarzenia bez ustalenia realistycznego budżetu. Po zdefiniowaniu tej sumy, w oparciu o twoją dostępność i wynik, który chcesz uzyskać, zdecyduj, jak podzielić ją na różne wydatki, z którymi będziesz musiał się zmierzyć. Najważniejsze będą:

• Jedzenie i picie, które powinno być w większej ilości w porównaniu z liczbą uczestników. Pamiętaj, aby zwracać uwagę na potrzeby gości!
• Sprzęt i personel: czy będziesz potrzebował prostego systemu audio, czy będziesz musiał wypożyczyć więcej specjalnego sprzętu? A potem, czy wypada poprosić o dostępność jednej lub dwóch osób z personelu, aby powitać gości i poinformować ich o programie wydarzenia? Pomyśl o tym na czas.
• Rozrywka

Pozostałe czynności będą składały się z instalacji i dekoracji. W przypadku imprezy tematycznej z gadżetów i prezentów dla gości, jeśli chcesz zostawić im wspomnienie eventu, oraz wszelkich wydatków marketingowych.

Na przykład w przypadku imprezy firmowej dobrym pomysłem może być zatrudnienie fotografa na co najmniej kilka godzin, aby uchwycić najśmieszniejsze i najbardziej znaczące chwile, a następnie podzielić się nimi ze wszystkimi.

Tym bardziej, jeśli oprócz współpracowników i pracowników w evencie wezmą udział również Twoi klienci, wydarzenie będzie doskonałą okazją marketingową, a powstałe treści będą idealne do tworzenia poczucia wspólnoty wokół firmy.

7. Stwórz zespół!

W przypadku dużych eventów (lub nawet trochę bardziej złożonych niż zwykle) przydatne będzie skorzystanie z pomocy niektórych osób. Jeśli nie możesz osobiście śledzić wszystkiego, deleguj niektóre zadania osobom, którym ufasz i zaangażuj ich w organizację eventu.

Poproś o pomoc z wyprzedzeniem i uzgodnij harmonogram. Twoimi współpracownikami mogą być mówcy, artyści lub referenci, ale także, mówiąc prościej, koledzy i goście, którzy zgodzą się zająć muzyką, cateringiem lub zajęciami.

Wreszcie: dbałość o szczegóły

Może się to wydawać trywialne, ale różnica między dobrym eventem a niezapomnianym eventem tkwi w szczególe. Kiedy już wszystko zorganizujesz, spróbuj przeżyć event w swoim umyśle i zwróć uwagę na problemy, które mogą się pojawić lub potrzeby, które mogą mieć uczestnicy.

Na przykład, czy mogą przyjść dzieci, osoby starsze, niepełnosprawne lub osoby o specjalnych potrzebach? Zapewnij strefy relaksu na chwile przerwy, gdzie każdy może odpocząć bez zakłóceń. Brak możliwości opuszczenia wydarzenia „na żywo” może być niedogodnością!

A potem, co chciałbyś znaleźć zaraz po przyjeździe? Być może chciałbyś mieć dokładne pojęcie o programie i działaniach lub chciałbyś od razu zadomowić się, wiedząc, gdzie znajduje się łazienka, garderoba, recepcja itp.

Twoi goście też będą chcieli tego samego. Bądź więc dostępny, aby podać wszystkie niezbędne informacje i staraj się uspokoić wszystkich.

To tylko kilka przykładów. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli możesz, spróbuj zaplanować działania, które angażują wszystkich i które nie ignorują osobistych potrzeb twoich gości.

Cóż, teraz wiesz wszystko o tym, jak zorganizować bezbłędny event. Nie bój się wszystkich rzeczy, o których będziesz musiał pomyśleć na początku: podziel je na prostsze zadania i rozwiąż je jeden po drugim. Zobaczysz, że kiedy zaczniesz, będzie to zabawne i bardzo proste.

Postępując zgodnie z powyższymi radami, podczas imprezy nie będziesz musiał o niczym myśleć i będziesz mógł odpocząć jak wszyscy inni.